Der Pétanque-Verband Rheinland-Pfalz lebt vom Engagement seiner Mitglieder. Viele Menschen übernehmen Aufgaben als Vorstandsmitglieder, Beauftragte, Schiedsrichterinnen und Schiedsrichter, Turnierleitungen oder in zahlreichen weiteren Funktionen. Sie investieren Zeit, Wissen und persönliche Energie, damit unser Sportbetrieb funktioniert und sich weiterentwickeln kann.
Für dieses Engagement bedanken wir uns ausdrücklich. Ohne die Bereitschaft vieler Ehrenamtlicher wäre die Erfüllung unserer satzungsgemäßen Aufgaben nicht möglich!
Gleichzeitig erreichen uns immer wieder Fragen zu Kostenersatz, Aufwandsentschädigungen und den hierfür geltenden Voraussetzungen. Deshalb möchten wir die wesentlichen Grundsätze der bestehenden Satzung sowie der Finanz-, Ausgaben- und Spesenordnung zusammenfassen und erläutern.
- Ehrenamtliches Engagement ist die Grundlage unserer Arbeit
Die Tätigkeit für den Verband erfolgt grundsätzlich ehrenamtlich und freiwillig. Der PVRLP verfolgt ausschließlich gemeinnützige Zwecke und ist selbstlos tätig. Gleichzeitig sehen Satzung und Ordnungen vor, dass in festgelegten Fällen Aufwandsentschädigungen (Ehrenamtspauschalen) gewährt werden können.
Dies dient nicht der Entlohnung des Ehrenamts, sondern dem Ausgleich von Aufwendungen und der Unterstützung derjenigen, die Aufgaben für den Verband übernehmen.
2. Kostenerstattungen und Aufwandsentschädigungen erfolgen auf Grundlage der geltenden Regelungen
Menschen, die im Auftrag des Verbandes Aufgaben wahrnehmen, können im Rahmen der Satzung sowie der Ausgaben- und Spesenordnung Kosten erstattet bekommen oder die dort vorgesehenen Pauschalen erhalten.
Dazu gehören beispielsweise Fahrtkosten und Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten oder bestimmte Verbandsveranstaltungen.
Grundlage hierfür sind die von der Landesversammlung beschlossenen Regelwerke sowie die im Haushaltsplan bereitgestellten Mittel. Der Vorstand ist dabei verpflichtet, die vorhandenen Mittel wirtschaftlich, sparsam und entsprechend ihrer Zweckbestimmung einzusetzen.
3. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind für alle Beteiligten wichtig
Alle Erstattungen und Entschädigungen müssen den geltenden Regelungen entsprechen und nachvollziehbar dokumentiert werden. Kosten können nur für tatsächliche, verbandsbezogene Tätigkeiten und im Rahmen der bestehenden Bestimmungen geltend gemacht werden.
Hierzu gehören insbesondere die fristgerechte Einreichung von Anträgen, die Vorlage der erforderlichen Nachweise sowie die Beachtung der jeweils geltenden Verfahren.
Wer Leistungen beantragt, sollte zudem darauf achten, dass dieselben Aufwendungen nicht mehrfach geltend gemacht werden, z.B. beim Erhalt von Mahlzeiten oder Verpflegungsbons. Dies dient der Fairness gegenüber allen ehrenamtlich Tätigen und einem verantwortungsvollen Umgang mit den Mitteln des Verbandes.
4. Verbandliche Tätigkeit und eigene Teilnahme an Veranstaltungen
Viele Ehrenamtliche verbinden ihre Verbandstätigkeit mit der Teilnahme an Veranstaltungen unseres Sports. Dieses zusätzliche Engagement begrüßen wir ausdrücklich, denn es trägt dazu bei, dass Veranstaltungen erfolgreich durchgeführt werden können.
Bei der Prüfung von Anträgen auf Kosten- oder Aufwandsentschädigung wird jedoch berücksichtigt, ob die geltend gemachten Aufwendungen tatsächlich durch die Tätigkeit für den Verband entstanden sind oder unabhängig davon ohnehin angefallen wären.
Insbesondere bei Reisekosten kann dies von Bedeutung sein. Nimmt jemand beispielsweise an einer Veranstaltung in erster Linie als Spielerin oder Spieler (unabhängig vom Landesverband) teil und übernimmt dort zusätzlich Aufgaben für den Verband, wird grundsätzlich davon ausgegangen, dass die Reise unabhängig von der Verbandstätigkeit erfolgt. In solchen Fällen werden regelmäßig die für Spieler geltenden Regelungen der Ausgaben- und Spesenordnung, insbesondere § 7 Abs. 1, zugrunde gelegt.
Ziel ist dabei nicht, ehrenamtliches Engagement einzuschränken oder unterschiedlich zu bewerten. Vielmehr möchten wir sicherstellen, dass alle Anträge nach denselben Maßstäben behandelt werden und die vorhandenen Mittel nachvollziehbar und gerecht eingesetzt werden.
5. Gleichbehandlung und verantwortungsvoller Umgang mit Verbandsmitteln
Die dem Verband zur Verfügung stehenden Mittel stammen aus den Beiträgen der Mitgliedsvereine, den Lizenzgebühren, Fördermitteln und weiteren Einnahmen, die dem Verbandszweck dienen.
Deshalb ist der Vorstand verpflichtet, Anträge auf Kostenerstattung und Aufwandsentschädigung sorgfältig zu prüfen und die bestehenden Regelungen einheitlich anzuwenden. Gelegentliche Rückfragen oder die Bitte um ergänzende Informationen sind Ausdruck dieser Verantwortung und dienen nicht dem Misstrauen gegenüber den Antragstellern.
Unser Ziel ist eine faire, transparente und für alle Beteiligten nachvollziehbare Behandlung vergleichbarer Sachverhalte.
6. Ehrenamt und Spende schließen sich nicht aus
Jede und jeder Ehrenamtliche kann auf eine Erstattung oder Aufwandsentschädigung verzichten und den entsprechenden Betrag dem Verband als sogenannte Aufwandsspende zur Verfügung stellen, sofern die steuerlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Dies ist ein zusätzlicher Beitrag zur Förderung unseres Sports und verdient besondere Anerkennung. Gleichzeitig soll niemand das Gefühl haben, auf berechtigte Erstattungen verzichten zu müssen. Beides ist Ausdruck von Engagement für unseren Verband.
Gemeinsam für unseren Sport
Der geschäftsführende Vorstand bedankt sich ausdrücklich bei allen, die sich im PVRLP engagieren. Euer Einsatz macht unseren Verband lebendig und ermöglicht den Spielbetrieb, die Ausbildung, die Jugendarbeit, die Organisation von Veranstaltungen und viele weitere Angebote.
Wir arbeiten kontinuierlich daran, die Abläufe bei Anträgen, Erstattungen und Abrechnungen weiter zu vereinfachen, transparenter zu gestalten und den Bedürfnissen unserer Ehrenamtlichen gerecht zu werden.
Für Fragen stehen die zuständigen Vorstandsmitglieder selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.
Vielen Dank für Eure Unterstützung, Eure Zeit und Euer hervorzuhebendes Engagement für den Pétanque-Sport in Rheinland-Pfalz.
Sebastian Hein
Präsident PVRLP
Jürgen Hatzenbühler
Vize PVRLP
Britta Eichhorn
Kassenwartin PVRLP